Guarda tus mensajes de Outlook en formato Outlook

¿Suena algo redundante el título del artículo?, al parecer sí, sin embargo algunas preguntas de varios amigos hicieron que escribiera este artículo.

Por lo general cuando se tiene varios mensajes en el Outlook , uno desea guardar, almacenar varios de ellos, para lo cual por defecto si guardamos un mensaje nos sale en formato html, es decir si diéramos click se abriría nuestro explorador y recién observaramos el mensaje.

Para ver en el mismo formato de outlok, debemos :

1- Abrir el mensaje

2. Pulsar el botón Inicio (con el sìmbolo de Windows ubicado en la parte superior izquierda del mensaje) y seleccionar la opción  “Guardar Como”

2- En la opción “Tipo” (debajo del nombre del archivo), debemos seleccionar la lista desplegable y escoger el “Formato de mensaje Outlook” o lo mismo que  la extensiòn “(*).msg”  que aparece en algunas versiones superiores tal como muestra la figura.

Manda un mensaje confidencial en Outlook

Manda un mensaje confidencial en Outlook, de la forma más simple. Pero antes . ¿en qué se diferencia este mensaje confidencial? Primero, este mensaje es etiquetado como confidencial de modo que el receptor puede visualizar esa etiqueta. Asimismo, cuando el mensaje es leído se manda un correo de confirmación al emisor mencionando que su mensaje ha sido leído.

Para poder enviar este tipo de mensajes debemos:

1. Seleccionar Nuevo Mensaje de Correo (como si estuviéramos mandando cualquier mensaje común)

2. En la pestaña Opciones , elegir “Opciones de Correo”. En esta ventana seleccionar la opción en la lista desplegable “Caracter” seleccionar Confidencial tal como mostramos en el gráfico inferior. Le das Cerrar y listo!.

3. Completa el destinatario , asunto, contenido y envía el mensaje. Cuando el receptor lee el mensaje  se enviará una confirmación que el mensaje ha sido leído por el receptor. Read more »

Manda correo a grupos de personas en Outlook

Así como en Hotmail puedes dirigir a una lista de personas un correo, en Outlook también puedes tener esa opción, la cual es muy útil si deseas enviar un correo a varias personas (que puede ser más de 30) y para ello se debe agrupar, de modo que envíes un correo sólo a un grupo de personas ya definidas. A este grupo que se configura se le denomina “Lista de Distribución”

Para ello debes seguir los siguientes pasos.

1. Selecciona la opción de Contactos, luego crea un Nueva Lista de Distribución
2. Selecciona integrantes en la opción de “Agregar Nuevo” que se encuentra en el grupo “Integrantes”.
3. Escribe un nombre de grupo que identifique a los integrantes.
4. En el mensaje a enviar podemos buscar ese grupo tal como se muestra en la figura. Read more »

Crea una plantilla a tus diapositivas en Power Point

Si bien el Power Point trae plantillas por defecto, siempre es bueno crear su propia plantilla personalizada, por ejemplo añadir algún ícono que se muestre en todas tus diapositivas, insertar fecha, nro de páginas , entre otras. Para poder crear tu plantilla en Power Point, te presentaré un ejemplo, para ello:

1. En la pestaña Vista , seleccionar la opción Vista Patrón de Diapositivas

2. Se mostrará varias diapositivas , en las cuales generalmente en la segunda podrás realizar la plantilla para la portada (1era diapo), y en la tercera podrás modificar para las demás diapositivas. En el ejemplo , para la portada he añadido una imagen mientras que para las demás diapositivas he ingresado un logo ,  insertado un forma (cuadrado para el título) y he puesto fondo de color a las diapositivas.

Modificando formato para la portada :  Read more »

Crea una lista desde otra hoja en Excel

Siempre vamos a necesitar crear una lista para alguna validación de datos, por lo general el procedimiento para crear se puede realizar de dos maneras:

1-      En la pestaña Datos, seleccionas Validación de Datos (que se encuentra en la opción Herramientas de Datos).

2-      Se mostrará una ventana con tres tabs, en Configuración (que sale por defecto) selecciones en la lista desplegable del Criterio de validación : Permitir à Lista

3-      Escribes el contenido de tu lista (en el ejemplo temas que realizo en el blog como tecnología, tips, entre otros) o puedes seleccionar si tienes escrito en una parte de la  misma hoja.

Hasta ahí todo ok, pero que pasa si quieres tener esa misma lista desde otra hoja, al abrir la ventana de Validación de Datos(punto 2)  ya no se podrá seleccionar la lista que estaba en la otra hoja puesto que no se puede realizar ninguna acción mientras la ventanita esté activa, para ello vamos a realizar lo siguiente: Read more »

Seleccionador de objetos en Excel

Aún hay muchas personas que estaban acostumbradas a usar el seleccionador de objetos o la popular flechita ( )o cursor que venía en Excel 2003. El seleccionador de objetos permite seleccionar gráficos, todo lo que no corresponda a texto.

Para ubicar en Office 2007, este seleccionador de objetos lo encontramos en la pestaña Inicio,  el grupo Modificar y la opción Buscar y Seleccionar, despliegas la flechita y encontrarás la opción Seleccionador de Objetos. Es muy útil cuando encuentras en un texto un sin número de líneas delgadas y deseas quedarte sólo con el texto.

Organiza tus mensajes en Outlook

Si eres una de las personas que recibe a diario cantidad de mensajes en tu Outlook sería recomendable organizar tus mensajes clasificando por tipo de mensajes, proyectos, según sea el caso. Para ello, en la parte lateral izquierda “Carpetas de Correo” deberás seleccionar “Carpetas Personales” y darle clic derecho. A continuación se mostrará opciones , una de ellas es “Nueva Carpeta” para lo cual seleccionas esa opción donde se mostrará una ventana donde ingresarás el nombre de tu carpeta y la ubicación (Por lo general lo ubicas en Carpetas Personales para que esté visible).  Una vez que hayas creado las carpetas que consideres convenientes, deberás arrastrar los mensajes a las carpetas para que de este modo puedas optimizar y organizar tus mensajes, como también encontrar toda la información de manera más rápida y fácil.

Escribe varias lineas en una misma celda en Excel

Una de las preguntas que me hicieron fue de escribir varias lineas en una misma celda en Excel, con lo cual pensé el clásico ctrl + Enter. Sin embargo al intentarlo no pude con lo cual tuve que utilizar a “san Google” para poder resolverlo. Finalmente, para poder escribir varias lineas en una misma celda debemos presionar alt + Enter. ¿Algo similar que te ha ocurrido en Excel?

Crea tu firma en Outlook

Una de las acciones que tengo,luego de que me asignen un correo en Outlook, es crear mi firma . Esto me evita estar escribiendo mi firma (que suele incluir mi nombre, cargo, teléfono, anexo, entre otros)cada vez que envío o  reenvío un mensaje. Además que permite automatizar y estandarizar la firma en todos mis mensajes.

Para ello deberás seleccionar Herramientas y Opciones. Luego aparecerá una venta seleccionarás la pestaña ‘Formato de Correo’. En ella se mostrará 4 partes, en una de ellas dice ‘Firma’ y presionas el botón de Firma. A continuación , se mostrará una ventana en la cual presionarás el botón “Nueva” para crear una firma. En este caso escribimos la firma “Teknolosys” (ojo es el nombre  de tu firma, no la firma). Tu firma podrás escribirla en la sección inferior donde se muestra varias opciones como de insertar una imagen, cambiar la fuente de texto, asignar un hipervínculo, entre otras.

Adicionalmente, puedes tener una o más firmas para responder o crear un mensaje nuevo, así que empieza a diseñar tu firma en Outlook.

Imprime la misma cabecera en todas tus páginas en Excel

Alguna vez han realizado una lista con varios campos, y al momento de imprimir quisieran que se vean los títulos en todas las hojas . Para poder visualizar mejor, realizaremos el siguiente ejemplo:

En esta figura podemos apreciar la lista de publicaciones del mes de diciembre (hasta el 07/12) , consta de 4 campos (fecha, título, categoría y descripción) , al momento de imprimir saldría dos hojas donde sólo en la primera página se muestra el título de mi cabecera. Si quisiera mostrarlo también en las demás hojas, tendría que configurarlo. Para ello:

1. Seleccionar en la pestaña Diseño de página, la opción “Imprimir títulos” o presionar la flechita que se encuentra al costado derecho del nombre del grupo “Configurar página”.
2. Se mostrará una ventana “Configurar Página”, en la cual seleccionaremos la pestaña “Hoja”.
3. En la sección “Imprimir Títulos”, seleccionamos la opción para escoger filas en extremo superior (en mi caso como yo solo quiero el titulo de mi lista pongo $A$7:$E$8).
4. Pulsamos aceptar y procedemos a imprimirlo , puedes darle una vista preliminar si deseas, en mi caso yo he impreso a través de PDF Creator, por lo cual el resultado se muestra a continuación: Read more »