Convierte tu PDF a Excel o Word

Una de los requerimientos más usados al tratar con PDF es la conversión a archivos ya conocidos  como un Excel o Word. Para ello hay múltiples opciones.

Una de las herramientas que más uso es el desarrollado por Nitro PDF Software que si deseas convertir el PDF a Excel puedes realizarlo vìa online a través de este enlace , o si deseas convertir el PDF a Word puedes realizarlo a través de este enlace.

Para ello sólo debes cargar el documento, ingresar tu correo e ingresar las palabras que figuran en la imagen (para comprobar si eres humano). Luego el documento transformado a Excel o Word llegará a tu correo. El tiempo promedio es menos de 5 minutos que dependerá también del tamaño del archivo.

Una de las ventajas al usar esta herramienta es que no me permite instalar ningún software (muchas alternativas para convertir pdfs te instalan un software que en ellas pueden venir algunos virus o malwares) , es sencilla y práctica.

Colorea la celda al menor número en Excel

Para mejorar nuestras presentaciones en Excel y que quede diferenciada una mejor vista al usuario, usamos distintos formatos para que pueda distinguirse un cierto criterio.

En particular, presento un ejemplo práctico y de mucha utilidad (de hecho he usado muchas veces),  el cual consiste en aplicar un color verde (Formato) a aquellos números que sean menor a la otra fila ,como por ejemplo, comparar un resultado frente al objetivo trazado.

Para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. En la pestaña Inicio, seleccionamos la opción de Formato Condicional. Luego, pulsamos la opción “Utilice una fórmula que determine las celdas para cada formato”.
2. Ingresar la fórmula donde se aplicará el formato. En este caso la fórmula es “=$B6 < $C6”, ojo tener en cuenta que se ha retirado el dólar al costado del número porque queremos tener fija la columna mas no la fila. A continuación, aplicar el formato que querremos, en este caso voy a sombrear de color verde a los que cumplan la condición y luego pulsar Aceptar
3. Se mostrará una ventana, y cambiaremos el rango pulsando el botón debajo del título “se aplica a“ para que el formato continúe a las demás celdas.
4. Finalmente pulsamos aceptar y vemos que nuestro formato quedó establecido.

Trabajar Excel en ventanas distintas

Cuando trabajamos varios archivos Excel , nos gustaría que cuando minimicemos o tratemos de comparar  los demás no se vean afectados como en la figura , es decir trabajar dos archivos Excel en dos ventanas distintas.

Si ya tenemos un archivo Excel abierto y deseamos abrir otro archivo, para que no se contengan en la misma ventana:

1. Abrir el programa Excel (Generalmente dando en boton Inicio / Microsof Office / Excel o de lo contrario buscar donde está ubicado el programa Excel en el disco duro  C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12 como en mi caso)

2.Una vez abierto el programa Excel, seleccionamos la opción “Abrir” y elegimos el archivo Excel que deseamos abrir.

3. De este modo nuestros archivos Excel quedarían en diferentes ventanas y podría facilitarnos comparar entre ambos archivos, trabajar independientemente  sin que uno afecte al otro a momento de minimizar. Finalmente quedaría como en la siguiente figura: Read more »

Principales Funciones del Excel de inglés a español

Si tu Excel se encuentra en inglés y necesitas realizar las funciones de tu Excel que estas acostumbrado, aquí te presento las principales fórmulas más utilizadas en nuestro quehacer cotidiano:

Por ejemplo en ingles  la función “BuscarV”  será  “Vlookup“. Esta función permite encontrar un valor en un determinado conjunto de datos y por ello es una función muy utilizada.

Por ejemplo BuscarV(“valor a buscar”, “tabla”,”fila que devuelve”,False). en ingles Vlookup(“A1”, “tabla1”,2, False)

Para cada función Excel te muestra su ejemplo y descripción, para ello debes presionar F1 y escribir la función que desees en la ayuda de Excel, ¿Alguna función importante que consideres que deba estar en esta lista? si deseas conocer más ejemplos o detalle de alguna función nos haces saber y con gusto responderemos.

Vincular dos listas desplegables en Excel

Si bien hemos validado listas en Excel, la vinculación de dos listas ha sido importante para validar o mostrar datos según ciertos criterios. Y como mejor se aprende con ejemplo vamos a mostrar un caso práctico.

El objetivo de este ejemplo es mostrar las ciudades dependiendo de un paìs, por ejemplo si yo eligo Perú , en la siguiente lista debe aparecer las ciudades de Perú.

Para ello construimos en un hoja tres lista de ciudades con sus respectivos países en la pestaña PAIS.

1. Seleccionamos a los tres países y lo nombramos “PAISES” tal como se muestra en la figura.

2. Por cada país seleccionamos su ciudad y lo nombramos de acuerdo al país. Por ejemplo, seleccionamos las ciudades de Perú y lo nombramos “PERU”.

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Crea una lista desde otra hoja en Excel

Siempre vamos a necesitar crear una lista para alguna validación de datos, por lo general el procedimiento para crear se puede realizar de dos maneras:

1-      En la pestaña Datos, seleccionas Validación de Datos (que se encuentra en la opción Herramientas de Datos).

2-      Se mostrará una ventana con tres tabs, en Configuración (que sale por defecto) selecciones en la lista desplegable del Criterio de validación : Permitir à Lista

3-      Escribes el contenido de tu lista (en el ejemplo temas que realizo en el blog como tecnología, tips, entre otros) o puedes seleccionar si tienes escrito en una parte de la  misma hoja.

Hasta ahí todo ok, pero que pasa si quieres tener esa misma lista desde otra hoja, al abrir la ventana de Validación de Datos(punto 2)  ya no se podrá seleccionar la lista que estaba en la otra hoja puesto que no se puede realizar ninguna acción mientras la ventanita esté activa, para ello vamos a realizar lo siguiente: Read more »

Seleccionador de objetos en Excel

Aún hay muchas personas que estaban acostumbradas a usar el seleccionador de objetos o la popular flechita ( )o cursor que venía en Excel 2003. El seleccionador de objetos permite seleccionar gráficos, todo lo que no corresponda a texto.

Para ubicar en Office 2007, este seleccionador de objetos lo encontramos en la pestaña Inicio,  el grupo Modificar y la opción Buscar y Seleccionar, despliegas la flechita y encontrarás la opción Seleccionador de Objetos. Es muy útil cuando encuentras en un texto un sin número de líneas delgadas y deseas quedarte sólo con el texto.

Escribe varias lineas en una misma celda en Excel

Una de las preguntas que me hicieron fue de escribir varias lineas en una misma celda en Excel, con lo cual pensé el clásico ctrl + Enter. Sin embargo al intentarlo no pude con lo cual tuve que utilizar a “san Google” para poder resolverlo. Finalmente, para poder escribir varias lineas en una misma celda debemos presionar alt + Enter. ¿Algo similar que te ha ocurrido en Excel?

Imprime la misma cabecera en todas tus páginas en Excel

Alguna vez han realizado una lista con varios campos, y al momento de imprimir quisieran que se vean los títulos en todas las hojas . Para poder visualizar mejor, realizaremos el siguiente ejemplo:

En esta figura podemos apreciar la lista de publicaciones del mes de diciembre (hasta el 07/12) , consta de 4 campos (fecha, título, categoría y descripción) , al momento de imprimir saldría dos hojas donde sólo en la primera página se muestra el título de mi cabecera. Si quisiera mostrarlo también en las demás hojas, tendría que configurarlo. Para ello:

1. Seleccionar en la pestaña Diseño de página, la opción “Imprimir títulos” o presionar la flechita que se encuentra al costado derecho del nombre del grupo “Configurar página”.
2. Se mostrará una ventana “Configurar Página”, en la cual seleccionaremos la pestaña “Hoja”.
3. En la sección “Imprimir Títulos”, seleccionamos la opción para escoger filas en extremo superior (en mi caso como yo solo quiero el titulo de mi lista pongo $A$7:$E$8).
4. Pulsamos aceptar y procedemos a imprimirlo , puedes darle una vista preliminar si deseas, en mi caso yo he impreso a través de PDF Creator, por lo cual el resultado se muestra a continuación: Read more »

Importar datos de un archivo Excel en Access 2010

Si deseas trabajar con datos de un archivo excel sólo debes colocarte en la pestaña de “Datos Externos” y pulsar el botón excel:

Luego deberás seleccionar el archivo que deseas usar: Read more »